Verloop van de private conciliatieprocedure

Deelname van de partijen
In een conciliatieproces kan elke partij zich laten bijstaan door haar advocaat.

Aanwijzing van de professional
De partij die voorstelt de conciliatie te starten, wijst de professional aan die deze zal leiden. Deze professional stelt een opdrachtbrief op met de details van de procedure: soort bijeenkomsten (individueel en/of gezamenlijk), vorm (fysiek of online) en andere relevante aspecten. Voor aanvang neemt hij contact op met de andere partij om die tot deelname uit te nodigen.

Uitnodiging tot conciliatie
Wanneer een partij de uitnodiging ontvangt, moet zij aangeven of zij al dan niet aan het proces deelneemt.

• Als zij niet aanvaardt, kan de kwestie rechtstreeks aan de rechter worden voorgelegd.
• Als zij aanvaardt, moet worden gewacht op de eerste bijeenkomst om de procedure formeel te starten.

Eerste bijeenkomst
De eerste bijeenkomst markeert het begin van het proces en heeft gevolgen voor de berekening van de termijnen. De bemiddelaar informeert de partijen over alle details en stelt notulen op waarin worden vermeld: de identiteit van de bemiddelaar, de betrokken partijen, de beschrijving van het conflict, de datum en de verklaring van goede trouw van de partijen.

Notulen van de bijeenkomst
Na elke bijeenkomst worden notulen opgesteld, ondertekend door alle partijen en vergezeld van een certificaat.

• Als geen akkoord wordt bereikt, vermelden de notulen dat een poging zonder resultaat is ondernomen.
• Als een concreet voorstel wordt bereikt en de partijen ermee instemmen, wordt dit in de notulen opgenomen en heeft het bindende kracht als oplossing van het conflict.

Dit akkoord kan worden verheven tot een notariële akte, en in dat geval kan dezelfde zaak niet meer aan de rechter worden voorgelegd. Bij niet-naleving van het akkoord kan dit worden uitgevoerd zoals een rechterlijke beslissing.