Déroulement de la procédure de conciliation privée

Participation des parties
Dans un processus de conciliation, chaque partie peut être accompagnée de son avocat.

Désignation du professionnel
La partie qui propose d’engager la conciliation est celle qui désignera le professionnel chargé de la conduire. Ce professionnel rédigera une lettre de mission précisant les détails de la procédure : type de réunions (individuelles et/ou conjointes), modalité (présentielle ou à distance) et autres aspects pertinents. Avant de commencer, il contactera l’autre partie pour l’inviter à participer.

Invitation à la conciliation
Lorsqu’une partie reçoit l’invitation, elle doit indiquer si elle accepte ou non de participer au processus.

• Si elle refuse, la question pourra être portée directement devant les tribunaux.
• Si elle accepte, il faudra attendre la première réunion pour engager formellement la procédure.

Première réunion
La réunion initiale marque le début du processus et produit des effets quant au calcul des délais. Le conciliateur informera les parties de tous les détails et dressera un procès-verbal mentionnant : l’identité du conciliateur, les parties concernées, la description du conflit, la date et la déclaration de bonne foi des parties.

Procès-verbaux de réunion
Après chaque réunion, un procès-verbal sera rédigé, signé par toutes les parties et accompagné d’un certificat.

• Si aucun accord n’est trouvé, le procès-verbal constatera que la tentative a été faite sans résultat.
• Si une proposition concrète est trouvée et acceptée par les parties, elle sera consignée au procès-verbal et aura un caractère contraignant en tant que solution du conflit.

Cet accord peut être formalisé par acte notarié, et dans ce cas la même affaire ne pourra plus être portée devant les tribunaux. En cas de non-respect de l’accord, celui-ci pourra être exécuté comme une décision de justice.